知っておきたい！書類収納を簡単にするアイデア
保管が必要な書類の収納方法を紹介します。出し入れが簡単で、見つけやすい収納にするためのアイデアや、郵便物などをテーブルに置きっぱなしにしないための対策についても紹介しています。面倒な紙類の片付けにお悩みの方は参考にしてください。
収納場所を確保する
書類といっても色々あります。期限が決まっているものや、ある程度保管が必要なもの。期限が決まっているものは、ファイルするよりも、目に付きやすい場所の方が、忘れる心配がありません。
しかし、期限がない書類や、必要な時にだけ見返す書類は、ファイルしておくと探しやすくて便利です。この記事では、保管しておきたい書類の収納方法について紹介します。
どんな書類を保管しておきたいのか洗い出す
毎月届く明細書や、病院などの領収書、年に一度届く保険などの契約内容確認書など、見返す頻度は低いですが、念のため保管しておきたい書類はたくさんあります。
電化製品の説明書などは、ネットでも確認できるので保管しないという方もいらっしゃいますが、保証書と一緒に保管しておきたい方も多いのではないでしょうか。
他にも、ネットやスマホの契約書、家のトイレやガスなどの説明書なども、使用頻度は低いですがまとめて収納しておくと、探すときに楽になります。
学校関連やペット関連など、家庭によって保管しておきたいものは違います。どんなものを収納したいか考えると、収納場所として必要なスペースを把握しやすくなります。
一時保管場所と収納場所を確保する
一時保管場所
郵便受けから取り出したものを、キッチンカウンターやテーブルに置いてしまう。ダメだとわかっていても、忙しくてついやってしまう方も多いのではないでしょうか。
そんな方は、一時保管場所が便利です。すぐ目を通す必要がないものは、一時保管場所にとりあえず入れるようにすると郵便物が散らかりません。よく郵便物が置かれるところは一時保管場所にぴったりです。
同じ場所が無理でも、玄関からの動線を意識して一時保管場所をもうけましょう。一時保管には、オープンタイプのレターケースがおすすめです。引き出しタイプだと、手がふさがっているときに、開けるのが手間になってしまいます。
めんどくさがりの家族がいたら、レターケースの上に置いてしまうかもしれません。オープンタイプなら置くだけですし、未処理の郵便があることも一目でわかります。
書類収納の場所
書類収納は、一カ所にまとめると便利です。色々な場所に収納してしまうと、家族はどこに何があるのか把握しにくくなります。まとまった収納場所が確保できない場合は、おおまかに分類して場所を別けましょう。
領収書や明細書は定期的にしまうものなので、できるだけ取り出しやすい位置にします。目線の高さから腰の位置くらいまでを「ゴールデンゾーン」といい、物が出し入れしやすい高さです。
書類が溜まると、整理するのに時間がかかります。毎月届くものや領収書などは、ゴールデンゾーンを意識して、出し入れしやすい位置に収納しましょう。説明書などは、数が集まると重くなります。使用頻度も低いので、下の方に収納するのがベストです。
一時保管場所の使い方
一時保管場所は便利ですが、定期的に処理しないと溜まってしまいます。大切な郵便物を見落としてしまうことも考えられるので、最低でも週に1回は、空っぽにする日を作ります。「休日の午前中に処理する」など、マイルールを作っておくとよいでしょう。
郵便を開封し、内容を確認。保管が必要なものは、それぞれの場所に保管する。すぐに終わることもありますが、締め日付近には保管が必要なものも多くなります。まとまった時間が取れる日を処理日に充てましょう。
書類収納が簡単になるおすすめのアイテム
出し入れ簡単、ファイルボックスとハンキングフォルダー
書類収納でイメージするのは、クリアファイルやクリアフォルダーではないでしょうか。縦型の収納で、本棚やブックスタンドを利用して、立てて収納できるので便利ですが、時間が経つと形が崩れてしまい、使いにくく感じるこがあります。
クリアファイルに説明書など少し厚みのあるものを収納すると、重くなってしまい必要な物を探しにくくなります。また、重いので出し入れが面倒になりがちです。
そんな時に便利なのが、ファイルボックスを使った収納です。ファイルボックスに個別フォルダーやハンキングフォルダーを使って保管したい書類をまとめておくと、見つけやすく、出し入れも簡単です。
個別フォルダーは厚紙やPP素材が一般的で、書類を挟んで収納するものです。自立しにくいので、ファイルボックスに入れて使います。厚みのある書類を挟みやすいマチ付きのものや、サイズの違う書類や小さな書類が落ちにくい3辺綴じタイプなど用途によって選べます。
ハンキングフォルダーは個別フォルダーに爪のようなものが付いていて、ファイルボックスの縁にかけて使います。ファイルボックス以外にも、引き出しや専用のフレームを使うことができます。
書類をハンガーにかけて収納するイメージです。量が少ないと個別フォルダーの場合、ファイルボックスの中で曲がってしまいますが、ハンキングフォルダーは吊るしているので、曲がらずスッキリ収納できます。
しかし、ハンキングフォルダーの方が割高になるので、用途に合わせて使い分けるのがおすすめです。どちらもインデックスがついているので、探しやすく、必要なものだけを取り出せます。
ファイルボックスは横型になるので、縦型のものより奥行きが必要になるので注意してください。ファイルボックスで収納すると、型崩れしないので、棚の中がスッキリとします。
小さめの書類整理におすすめ！ドキュメントファイル
ドキュメントファイルは、蛇腹状のフォルダーが付いたファイルです。インデックスも付いているので、書類収納にピッタリです。A4サイズをはじめ、B5や長財布のようなサイズもあるので、領収書など小さな書類収納に向いています。
また、封筒や折り紙などを使って、手作りすることもできます。市販のファイルではポケットの数が多すぎる方や、ハンドメイド好きの方は好きなサイズで、自分好みのものを作ってみるのも楽しいのではないでしょうか。作り方は、蛇腹ファイルで検索すると見つけやすいです。
おわりに
保管が必要な書類は、古いものを処分しないと溜まってしまいます。「年度ごと」など期間をわけて収納しておけば、処分するときも見返す必要がなくなります。
説明書もせっかく取っておいても、ファイルを取り出すのが面倒で、見なくなってしまっては無駄になってしまいます。書類収納は、取り出しやすく、見つけやすい方が便利です。書類収納に使いにくさを感じていたら、収納方法を見直してみてはいかがでしょうか。