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- 三條 凛花
- 88年生まれ。整理収納アドバイザー・ライター。ワンルーム3人+2猫暮らしです。ブログ「365日のとっておき家事」では、家事がラクになるルール・ノート・時間術について書いています。著書『時間が貯まる 魔法の家事ノート』(扶桑社)。
必要な時や急いでいる時に限って書類が見つからない! そんなお悩みをお持ちの方は多いと思います。この機会に書類管理システムを見直してみませんか? 今回は、整理整頓術を身につけたいけど、つい後回しにしてしまう…というナマケモノさんのために、簡単にできる書類管理の方法を紹介します。
まずは基本の3ステップから。
生活していると、光熱費の請求書や子どもが学校から持ち帰ったプリント、結婚式の招待状にクーポン券など、毎日何かしらの書類が増えていきますよね。「あとで見よう」とちょっと置いたつもりが、結果、家のいたるところに書類が散らばってしまうのはよくあること。
それら増え続ける書類を整理するコツはいたってシンプル!
次の3つのステップに従い、種類や優先順位ごとにまとめていくと簡単に仕分けることができます。
ステップ2、決まった場所に決まったやり方でしまう
短期間保管しておきたいものは、結束バンドとクリップで作る「可動式クリップ収納」へ、長期間保管しておきたいものは、ファイルボックスと個別フォルダで作る「ざっくり仕分けボックス」へ振り分けます。
その他の書類は、それぞれの特性に合わせて臨機応変に管理します。
ステップ3、定期的に見直す
定期的に書類の見直し日を作り、整理します。
ここまで確認したら、次は短期 or 長期の保管期間に応じた管理術を、お役立ちアイテムの作り方と一緒に見ていきましょう。
DMやクーポン、まだ返事を書いていない手紙など、一時的に保管しておきたい書類は、可動式クリップ収納で保管し、管理します。
書類が増えた場合は、先にかかっている書類のクリップにひもをひっかけることで、いくつも連結できます。
*ワンポイント*
週1回~月1回のチェック日を決めましょう。
その日になったら、クリップしたものを一度すべてテーブルの上に出して、要るものと要らないものとに分けたり、しばらく使わないものや優先順位が低いものを奥にするなど並べ替え作業をします。
週末に備えて金曜日にチェックする。毎月23日(ふみの日)に見直してみる。
このように曜日や日にちを決めると忘れにくいですよ。
契約書や説明書、医療費の領収書など、最低でも半年以上は保管しておきたい書類は「ざっくり仕分けボックス」で管理します。
*ワンポイント*
半年~1年に1回のチェック日を決めましょう。
四半期ごとにこまめに振り返るのもいいですね。
最後に「その他書類」の保管方法をご紹介します。
雑誌は買ったその日のうちに整理しましょう。
ページを開く前にカッターとクリアファイルを用意。必要なページだけ切り取りながら読むと、すぐに処分できます。
切り取ったページは「レシピ」「美容」「おもてなし」など、興味のあるカテゴリで分けた「ざっくり仕分けボックス」に入れると散らかりません。
長期保管用の「ざっくり仕分けボックス」をアレンジしてみましょう。
学習用プリントは教科名ごとに、連絡事項のプリントは「提出」「保存版」「一時保管」「その他」など分かりやすいカテゴリを作って仕分けます。
思いついたことやレシピのメモ書きなどは、家計簿や手帳など毎日開くノートに封筒でポケットを作って入れておきます。思いたった時に並べて整理すると溜まりません。
「書類を溜めないナマケモノ・ルール」を改めて振り返ってみます。
書類を使いやすいように仕分けし、それぞれの特徴に合わせた収納術で保管・管理したら、あとは決めた日にチェックして必要なものとそうでないものに選り分けるだけ!
紹介した2つの管理アイテムも簡単に作れるものなので、ぜひ今日から試してみてくださいね。
きっと、溜まらない・なくさない書類管理が実現しますよ!